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Manual de usuario Sicaja®

Guía resumida para comprender la operación general del sistema y los pasos básicos para poner en marcha tu negocio.

1. Conceptos generales

Sicaja® es un sistema administrativo local para Windows. La información se guarda en tu propia red, lo que permite operar incluso sin conexión a internet. El sistema puede funcionar en:

• Modo Monocaja: una sola PC que actúa como caja y servidor.
• Modo Cliente-Servidor: una PC servidor y varias estaciones de caja conectadas en red local.
• Modo Sucursales Offline: cada sucursal trabaja localmente y se sincroniza de forma asíncrona con un servidor central.

2. Inicio rápido

2.1 Datos de empresa

Desde el menú principal entra a Configuración > Datos de empresa y captura:

• Razón social, RFC, domicilio fiscal y teléfonos.
• Tipo de empresa (Abarrotes, Restaurante, Farmacia, etc.). Este dato activa pantallas y campos especiales por giro.
• Modo de facturación (CFDI 4.0) y certificados digitales.

2.2 Configuración de sucursales y cajas

En Configuración > Sistema > Cliente/Servidor define si el equipo será servidor o sucursal. Después:

• Da de alta las sucursales y almacenes que utilizarás.
• Configura el nombre de la caja permanente y el almacén fijo.
• Si trabajas con sucursales offline, establece el horario de sincronización.

3. Catálogos principales

3.1 Usuarios

En Configuración > Usuarios crea los usuarios del sistema, asignando:

• Nombre y contraseña de acceso.
• Permisos por módulo (TPV, inventarios, reportes, etc.).
• Indicadores especiales como supervisor o administrador de usuarios.

3.2 Clientes y proveedores

Desde el módulo CRM puedes registrar clientes, proveedores, colaboradores y vendedores. Cada ficha permite:

• Datos de contacto y ubicación.
• Límites de crédito y días de pago.
• Historial de compras, adeudos y monedero electrónico.

3.3 Artículos e inventarios

En el módulo Inventarios > Artículos da de alta tus productos con:

• Código de barras, descripción y unidad de medida.
• Precios de venta, costo y lista de precios por tipo de cliente.
• Stock mínimo, proveedor principal y, según el giro, campos adicionales (sustancia activa, corridas, modelo de auto, etc.).

4. Operación diaria por módulos

4.1 Punto de Venta (TPV)

• Abrir TPV desde el icono 0 – TPV en el menú principal.
• Escanear o capturar el código de barras del artículo.
• Aplicar descuentos o promociones según permisos del usuario.
• Finalizar con Cobrar (F11), elegir el método de pago y emitir ticket o factura CFDI.

4.2 Ventas, remisiones y facturas

El módulo Ventas permite consultar y administrar:

• Cotizaciones abiertas y convertirlas a remisión o factura.
• Facturas del mes, notas de crédito y devoluciones.
• Estados de cuenta por cliente.

4.3 Compras y proveedores

• Genera una Orden de compra al proveedor.
• Recibe la mercancía y valida cantidades y costos.
• Registra la factura de compra y actualiza existencias.
• Consulta cuentas por pagar y fechas de vencimiento.

4.4 Flujo de caja y cortes

En Flujo de caja registra movimientos de entrada y salida por concepto, y en Cortes realiza y consulta:

• Cortes Y (por usuario o turno).
• Cortes Z (globales por día y sucursal).
• Arqueos de caja y diferencias contra lo esperado.

5. Giros especializados

Según el tipo de empresa seleccionado en la configuración, Sicaja® habilita pantallas y campos extra. Consulta los manuales específicos para cada giro:

• Abarrotes / Autoservicio: báscula electrónica, precios por escala, venta de recargas. Ver manual →
• Restaurante & Bar: manejo de mesas, comandas y recetas. Ver manual →
• Refaccionaria: catálogo por vehículo (marca, modelo, año) y productos equivalentes. Ver manual →
• Zapatería / Moda: corridas de tallas y generación masiva de artículos. Ver manual →
• Farmacia: sustancia activa y búsqueda de similares. Ver manual →
• Hotel / Motel: panel visual de habitaciones y cobro por tiempo. Ver manual →
• Estacionamiento: control de cajones, tickets con código de barras y cobro por tiempo. Ver manual →

6. Buenas prácticas

• Realiza respaldos periódicos de la base de datos.
• Define perfiles de usuario con los permisos mínimos necesarios.
• Documenta tus procesos de corte y arqueo para todo el personal.
• Aprovecha los reportes gráficos para tomar decisiones de compra y precios.

Este manual es un resumen ejecutivo. Para una implementación formal se recomienda complementar con capacitación guiada y manuales específicos por giro.